فواتير إلكترونية تصل إلى زاتكا بشكل صحيح من أول مرة

أطلقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الفوترة الإلكترونية على مرحلتين. مرحلة الإصدار، التي بدأت في ديسمبر 2021، تتطلب إنشاء الفواتير وحفظها إلكترونياً مع رمز QR على الفواتير المبسطة. أما مرحلة الربط والتكامل، التي بدأت في يناير 2023، فتذهب أبعد: يجب أن يتصل نظامك بمنصة فاتورة ويرسل كل فاتورة، وتعلن الهيئة عن المكلفين المشمولين على موجات.

الفاتورة في هذه المرحلة ملف XML منظم وفق معيار UBL 2.1 ومتطلبات الهيئة للحقول. تحمل ختماً تشفيرياً ورمز QR ومعرّفاً فريداً ورقم تسلسل وبصمة الفاتورة السابقة، فلا يمكن تعديل السلسلة بصمت. الفواتير الضريبية القياسية (بين الأعمال ومع الجهات الحكومية) تُرسل إلى الهيئة للإجازة قبل مشاركتها مع المشتري. أما الفواتير المبسطة (للمستهلكين) فتصدر للعميل ويُبلَّغ عنها للهيئة خلال أربع وعشرين ساعة.

ويعني ذلك ثلاث حاجات عملية: برنامج ينتج XML بشكل صحيح، وطريقة آمنة لحفظ الشهادات، وأسلوب موثوق لمعالجة الفشل. المواصفات الفنية والبيئة التجريبية منشورة من الهيئة، ونحن نبني ونختبر وفقها.

يتوقف المسار على ما تستخدمه. إن كان نظامك SAP أو Odoo أو Dynamics 365، فقد يوجد توطين نهيّئه ونمدّه. وإن كنت تستخدم برنامج فوترة مخصصاً أو نقطة بيع أو عدة قنوات، فنبني طبقة ربط بجانبها تستقبل بيانات الفاتورة وتبني ملف XML وتوقّعه وترسله وتعيد النتيجة ورمز QR.

يتبع التسجيل تسلسل الهيئة. تسجّل وحدات الحل في بوابة فاتورة، وتولّد طلب شهادة، وتحصل على شهادة امتثال، وتمرّر فواتير تجريبية مطلوبة عبر فحوص الامتثال، ثم تحصل على شهادة الإنتاج. نرشدك في كل خطوة، وتبقى المفاتيح الخاصة تحت سيطرتك في مخزن مفاتيح محمي.

الحالات الحدّية تستهلك أغلب الوقت: إشعارات الدائن والمدين المرتبطة بفواتير سابقة، والفواتير بعملات أجنبية، والخصومات على مستوى السطر والمستند، وفواتير الدفعات المقدمة، والتوريدات بنسبة صفر أو المعفاة، والإلغاءات. نسرد الحالات التي تصدرها فعلاً، ونكتب اختباراً لكل منها، ونحتفظ بمجموعة الاختبارات ليُفحص أي تغيير لاحق في فوترتك قبل إصداره. يستغرق الربط النموذجي من ثلاثة إلى ثمانية أسابيع بحسب عدد الأنظمة المصدرة.

التشغيل المباشر هو بداية العمل. قد تتوقف منصة فاتورة لفترة قصيرة، وقد يكون الرقم الضريبي للعميل خاطئاً، وقد يسبب فرق التقريب خطأ تحقق. لذلك يحتاج الربط إلى قائمة انتظار وسياسة إعادة محاولة وشاشة أخطاء ظاهرة، ليرى موظف المالية الفاتورة المرفوضة ويعرف ما يصححه.

نجهّز مراقبة تنبّه عند فشل الإرسال، أو اقتراب مهلة الإبلاغ من حدّها، أو قرب انتهاء صلاحية شهادة. تجديد الشهادات سبب معروف لانقطاعات مفاجئة، فنضعه في تقويم ونختبر التجديد قبل الحاجة إليه.

تُؤرشف الفواتير الموقّعة وردود الهيئة وتُربط بقيد الدفتر، ليتتبع المراجع رقماً من دفتر الأستاذ إلى ملف XML المُجاز. وبموجب نظام حماية البيانات الشخصية تحتوي الفواتير على بيانات عملاء، لذلك نوثّق مكان الأرشيف ومن يقرؤه، ويمكننا استضافة الربط داخل المملكة.