أتمت العمل المتكرر، وهذا العمل فقط

تثبت RPA جدواها حين تكون المهمة متكررة وقواعدها واضحة وحجمها ثابت وتقع في نظام لا تستطيع تعديله. من أمثلتها تنزيل كشوف الحساب من بوابة بنك، وإدخال الفواتير المعتمدة في موقع مورد، ونقل البيانات بين تطبيق مكتبي قديم وآخر أحدث، وتقديم إقرارات لا تُرفع إلا عبر نموذج على الويب. والمهام المرتبطة ببوابات زاتكا والبنوك والجهات الحكومية أمثلة جيدة على هذا النوع من العمل المتكرر، مع أننا نراجع أولاً شروط استخدام كل بوابة.

لكن الروبوت الذي ينقر عبر الشاشة هو أيضاً أكثر طرق الربط هشاشة. زر تغيّر مكانه، أو خطوة دخول جديدة، أو صفحة بطيئة، قد توقفه. وحين يوفر النظام الآخر واجهة ربط أو تبادل ملفات أو عرضاً على قاعدة البيانات، نوصي باستخدامها بدلاً منه، ونقول ذلك حتى لو قل عمل الروبوتات. قاعدتنا العملية: الربط البرمجي لما سيبقى سنوات ويتعلق بالمال، والروبوت جسر حين لا يوجد باب أفضل أو إلى أن يُموَّل ربط مناسب.

والاختبار الذي نطبقه على كل مهمة بسيط: كم مرة تتغير الشاشة، وكم استثناء تنتجه العملية، وكم تكلف الخطأ في الإدخال. المهام ذات الشاشات غير المستقرة أو التقدير البشري الكثير أو العواقب المالية الكبيرة تحتاج عادة إلى جواب آخر، مثل نظام سير عمل أو ربط برمجي.

الروبوت مستخدم في أنظمتك، ولذلك نعامله كمستخدم. يحصل كل روبوت على حسابه الخاص بالصلاحيات التي تحتاجها مهمته فقط، وتُحفظ كلمات السر في خزنة بيانات اعتماد لا داخل السكربت، وتُراجع الصلاحيات دورياً. وحيث يسمح النظام نستخدم حسابات خدمة معتمدة وتسجيل دخول موحداً بدل كلمة سر مشتركة لموظف. وفي أمن التطبيقات نتبع مبادئ معيار التحقق من أمن التطبيقات الصادر عن OWASP.

كل روبوت نبنيه يفترض أنه سيصادف ما لا يتوقعه: مستند ينقصه حقل، أو بوابة تنتهي مهلتها، أو رقم خارج القاعدة. فبدل أن يخمّن يوقف الروبوت ذلك البند ويكتب السبب ويضعه في قائمة استثناءات ليحله موظف. تفريغ القائمة مهمة يومية لها مالك، وحجم الاستثناءات يخبرك هل المشكلة في العملية أم في الروبوت أم في بيانات الإدخال.

نسجل كل تشغيل وكل بند: ما قرأه الروبوت وما أدخله والنتيجة. يدعم هذا السجل التدقيق الداخلي ويساعد في فصل المهام، فمن يعتمد دفعة لا ينبغي أن يكون هو الهوية التي استخدمها الروبوت في إدخالها. والصيانة مخططة من البداية، فالشاشات تتغير، ولذلك لكل روبوت مالك واختبار يعمل بعد كل إصدار جديد للنظام المستهدف وقائمة قصيرة بما يُفحص عند التعطل.

كثير من العمل المتكرر في المملكة يبدأ بمستند عربي أو مختلط اللغة: فاتورة مورد، أو كشف بنكي، أو بيان جمركي، أو جدول ملحق بعقد. ندمج التعرف الضوئي على الحروف مع قواعد تحقق تلتقط القراءات الخاطئة، كمجموع لا يساوي بنوده أو تاريخ بتقويم غير المطلوب. وما كانت ثقته منخفضة يذهب إلى موظف ولا يدخل دفاترك. وللمستندات الأصعب يمكن أن نقرن الروبوت بالذكاء الوثائقي الذي نقدمه في خدمة مستندات الذكاء الاصطناعي العربية.

كثيراً ما تلامس الروبوتات بيانات شخصية، كسجلات الموظفين ومعرّفات العملاء. نطبق نظام حماية البيانات الشخصية: لا يرى الروبوت إلا الحقول التي يحتاجها، وتتجنب السجلات نسخ القيم الحساسة، وتُحدد مدد الاحتفاظ. وإذا اشترطت سياستك الاستضافة داخل المملكة تعمل بيئة تشغيل الروبوت وسجلاته في منطقة محلية، بضوابط تتوافق مع الضوابط الأساسية للأمن السيبراني الصادرة عن الهيئة الوطنية للأمن السيبراني حيث يتطلب قطاعك ذلك.

تعمل أول عملية عادة خلال ثلاثة إلى ثمانية أسابيع بحسب نظافة العملية وعدد الأنظمة التي يصل إليها الروبوت. ونتفق كذلك على خطة خروج: فإذا حلّت واجهة ربط أو نظام جديد محل العمل على الشاشة، يُسحب الروبوت بسلاسة وتنتقل المنطق معه إلى الحل الجديد.