فواتير ونماذج تُقرأ إلى حقول يثق بها نظامك، ويراجع إنسان ما فيه شك

خلف كل استخراج ثلاث خطوات. الأولى تنظيف الصورة: تدويرها لتصبح مستقيمة، وتصحيح الميلان، وتخفيف الظلال والتشويش. الثانية قراءة النص، وهي خطوة OCR، مع فهم التخطيط ليعرف النظام أي نص ترويسة وأيه خلية في جدول وأيه ختم. الثالثة مطابقة القيم بالحقول: رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار والرقم الضريبي للبائع والمشتري والمجموع الفرعي وضريبة القيمة المضافة والإجمالي والبنود. وتوفر خدمات Google وMicrosoft وAWS السحابية استخراجاً يفهم الفواتير، ونختار بينها وبين حزمة مفتوحة المصدر ونموذج مدرّب على مستنداتك بحسب أحجامك وتنوع مستنداتك والمكان الذي يجب أن تبقى فيه بياناتك.

العربية ترفع مستوى الصعوبة. تتغير أشكال الحروف بحسب موضعها، والتشكيل اختياري، وقد تُكتب الأرقام بالهندية العربية أو بالأرقام الغربية، وتمزج الأسطر كلمات من اليمين لليسار برموز ومبالغ من اليسار لليمين. وتتفاوت ادعاءات الدعم للعربية كثيراً بين المزودين وأنواع المستندات، لذلك نختبر المحركات المرشحة على عينة من مستنداتك قبل أن نوصي بأحدها. ولا نذكر رقم دقة عاماً، لأن الجواب الصادق يتوقف على ورق مورديك، ونعرض النتائج بحسب نوع الحقل.

المبدأ في التصميم بسيط: اقرأ بثقة ما هو واضح، وأحِل ما فيه شك إلى إنسان. لكل حقل مستخرج درجة ثقة، وأنت تحدد الحد الأدنى لكل حقل. الإجمالي الذي لا يساوي مجموع البنود، والرقم الضريبي بطول غير صحيح، وتاريخ في المستقبل، ومورد غير موجود في بياناتك الرئيسية، كلها تذهب إلى شاشة المراجعة. يصححها المراجع في ثوانٍ، ويُحفظ التصحيح لتظهر المشكلات المتكررة مع مورد بعينه. أما الأختام فوق المبالغ والتعديلات بخط اليد وصور الجوال في الإضاءة الضعيفة فهي الحالات الصعبة، وتُحال إلى المراجعة افتراضياً ولا تُخفى.

زاتكا ترسم السياق. بموجب قواعد الفوترة الإلكترونية صار كثير من الفواتير يُنشأ إلكترونياً بحقول منظمة ورمز QR، والهيئة تنشر مواصفات فنية لها. وحيث تستلم فواتير إلكترونية يمكننا قراءة البيانات المنظمة والرمز مباشرة دون OCR أصلاً. أما فواتير الورق وPDF من الموردين الأصغر، وسندات التسليم والمستندات الجمركية وإشعارات البنوك، فما زالت تصل صوراً، وهنا يؤدي OCR دوره. وإرسال فواتيرك أنت إلى زاتكا عمل مستقل تغطيه خدمة التكامل مع الفوترة الإلكترونية لدينا، وهذه الخدمة لا تُنشئ الفواتير ولا ترسلها.

تحتوي الفواتير والهويات على بيانات مالية للشركة وبيانات شخصية. وبموجب نظام حماية البيانات الشخصية تحتاج إلى أساس نظامي للمعالجة، ومدة احتفاظ بصور المصدر، ومساراً للحذف. نحدد مدة الاحتفاظ بالمسوحات المخزنة، ونقيّد من يفتح شاشة المراجعة، ونسجل كل تصحيح للتدقيق. وخدمات الاستخراج السحابية ترسل الصور إلى خوادم المزود، لذلك نستطيع في المستندات الحساسة استخدام محرك مستضاف ذاتياً على بنية تحتية داخل المملكة، مع توضيح المفاضلة في التكلفة وجهد الضبط بصراحة.

المسار الأول لنوع مستند واحد، كفواتير الموردين، يستغرق عادة من أربعة إلى ثمانية أسابيع، شاملة اختبار العينة وقواعد التحقق وشاشة المراجعة. وإضافة أنواع مستندات وترحيل لعدة كيانات إلى ERP ومحرك مستضاف ذاتياً تستغرق من ثلاثة إلى خمسة أشهر. نبدأ بنوع المستند الأكثر استهلاكاً لساعات موظفيكم، ونثبته على شهر من الأوراق الحقيقية، ثم نوسّع النطاق.