لا تدع الموافقات تعلق في بريد أحدهم

العملية الرسمية على الورق والعملية التي يتبعها الناس عادة مختلفتان. نبدأ بتتبع عدد من البنود الحقيقية من الطلب حتى الإنجاز، ونتحدث مع من يتعاملون معها. الاستثناءات التي يذكرونها، مثل الطلبات العاجلة والمعتمدين الخاصين ودورات استكمال المستندات الناقصة، تصبح جزءاً من التصميم بدل أن تكون مفاجآت بعد الإطلاق.

نرسم العملية كمخطط بسيط بأدوار مسماة ونقاط قرار وقواعد. تراجعه بلغة واضحة، ولا يُبنى شيء حتى تتعرف عليه كعمليتك. ومن النتائج الشائعة حذف بعض الخطوات أو دمجها قبل كتابة أي شيفرة، وهذا أرخص توفير في المشروع.

أغلب العمليات المنفردة، كاعتماد الشراء أو طلبات الإجازة أو تأهيل الموردين، تعمل خلال أربعة إلى عشرة أسابيع. أما مجموعة عمليات مترابطة على منصة مشتركة فتستغرق أكثر، لكن كل عملية إضافية بعد الأولى أسرع بكثير.

ليس كل سير عمل يحتاج شيفرة مخصصة. إذا كانت احتياجاتك قياسية وحجم العمل صغيراً فقد تكفي أداة قابلة للتهيئة، وسنقول لك ذلك. تستحق البرمجة المخصصة تكلفتها حين تكون القواعد خاصة بشركتك، أو حين يجب أن تقع العملية داخل بوابتك أو ERP، أو حين تحتاج تحكماً دقيقاً في البيانات والاستضافة.

نصمم النظام حول محرك قواعد لا خطوات مبرمجة بشكل ثابت، فيستطيع مديرو النظام لديك تغيير حد الموافقة أو إضافة خطوة دون مطور. ونبقي نموذج البيانات بسيطاً وقابلاً للتصدير، فلا تبقى أسير مورد واحد.

التكامل يحدد فائدة النظام. طلب الشراء المعتمد يجب أن ينشئ الأمر في ERP، وتعيين الموظف المعتمد ينشئ سجله، والعقد الموقع يصل إلى مخزن المستندات. نربط ذلك عبر واجهات API لينتهي سير العمل بإجراء لا ببريد آخر.

تعمل النماذج والإشعارات والتقارير بالعربية والإنجليزية، بتخطيط من اليمين لليسار وأسماء عربية وتواريخ هجرية أو ميلادية بحسب تفضيل المستخدم. وتصل الإشعارات بالبريد وتنبيهات داخل النظام، ويمكن إرسالها إلى قنوات المراسلة التي يستخدمها موظفوك بالفعل.

في الموافقات والاعتماد نسجل هوية كل معتمِد ووقته ونسخة المستند المعتمدة، ونتكامل مع خدمة توقيع إلكتروني حيث يلزم سجل موقّع. سجل التدقيق يكشف أي عبث ويمكن البحث فيه. وحين تحمل المستندات بيانات فوترة نبقيها متسقة مع متطلبات الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا).

غالباً تحتوي بيانات سير العمل تفاصيل شخصية، فنطبق نظام حماية البيانات الشخصية: نحد الوصول بحسب الدور، ونحدد مدد الاحتفاظ، وندعم طلبات الوصول والحذف. وإذا اشترطت سياستك الاستضافة داخل المملكة يعمل النظام في منطقة سحابية محلية، مع ضوابط تتوافق مع الضوابط الأساسية للأمن السيبراني الصادرة عن الهيئة الوطنية للأمن السيبراني حيث يتطلب قطاعك ذلك.